¿Ya te ha pasado que tienes todo para que tu operación sea un éxito rotundo, o por lo menos eso es lo que tú piensas, y todo empieza a desmoronarse? Te falta presupuesto para algún punto de venta, las cuentas no cierran y tú, impotente, observas cómo el capital invertido se va a pique.
Incluso puedes hasta ilusionarte con el “Pero todo parecía tan perfecto…”. Y es precisamente allí que radica la diferencia de una buena gestión financiera en el trade marketing.
En este momento no debes pensar solo en el final de la operación, sino en enfocar tus esfuerzos en establecer los cimientos de tu planificación para garantizar bases sólidas que puedan sustentar toda la operación.
¿Cómo puedo conquistar el control presupuestal? ¿Cuáles son los modelos presupuestales que pueden ayudarme en mi negocio? ¿Cuál es el modelo ideal para mi operación de trade marketing?
En las próximas líneas vas a aprender más sobre:
- Control presupuestal
- Método de Pacioli
- La importancia del flujo de caja
- 7 tipos de presupuestos financieros para tu trade marketing
Ya que las preguntas son muchas, decidimos crear esta publicación para darte las respuestas que buscas, ya que lo que tú deseas es optimizar el control presupuestal y obtener el mejor retorno sobre la inversión en trade marketing.
Gestión Financeira y el control de presupuesto
La palabra control, unión de las raíces latinas “contra” y “rotulus”, se originó entre los mojes copistas durante el acto cotidiano de revisión de las escrituras. Los textos eran escritos en rollos, de donde viene el termino rótulo y en seguida eran corregidos y reescritos en otros rollos en caso de que fuera necesario.
Un hecho curioso sobre los copistas medievales era que, en esa época, los costos del rollo de pergamino eran elevados y, por este motivo, era común escribir en tipografía compacta. En otras palabras, las letras estaban prácticamente pegadas y era muy frecuente que se abreviaran las palabras. Por ejemplo: Jerusalén normalmente era representada como Jm.
Es muy curioso como el propio origen del término ya nos da un buen ejemplo de control presupuestal, ¿no crees? La lógica era transcribir el máximo de conocimiento aprovechando el rollo lo máximo posible.
Pero no eran solamente las escrituras sagradas las que pasaban por las manos de los copistas, todo tipo de contenido circulaba entre las manos de los hábiles monjes, principalmente los monjes matemáticos.
Es usual decir en la historiografía que los monjes son para el pasado lo que los contadores de historias representan para el presente. Un célebre monje que se hizo famoso por sus habilidades en la contraloría financiera fue Luca Pacioli, profesor de la corte de Ludovico, el Moro, y maestro de Leonardo da Vinci.
Método Veneciano
En la contabilidad, hasta los días de hoy, se utiliza el método de Pacioli, más conocido como el sistema de partida doble, o Método Veneciano, descrito por primera vez por el monje en el libro Summa Arithmetica, Geometria, Prportioni e Proportionalità en 1944.
Es el sistema estándar que se usa en empresas y otras organizaciones para registrar transacciones financieras. Su premisa es que la condición financiera y los resultados de las operaciones de una empresa u organización se representan mejor por diversas variables, llamadas de cuentas, en las que cada una refleja un aspecto en particular del negocio como un valor monetario. Cada transacción financiera queda registrada en la forma de entradas en por lo menos dos cuentas, en las cuales el total de débitos debe ser igual al total de créditos.
Si la mayoría de empresas supiera realmente la magnitud de lo que Pacioli anunció al mundo, principalmente en lo que respecta al trade marketing, gran parte de las operaciones serían revisadas o perfeccionadas de acuerdo con su proceso de creación de presupuestos.
Es necesario, entonces, establecer una regla de oro para que no haya problemas en ninguna situación:
No gastes más de lo que te entra en ingresos.
Según Lopes y Blaschek en el libro Presupuesto empresarial: ¿mantenerlo, perfeccionarlo o abandonarlo? [Orçamento empresarial: manter, aperfeiçoar ou abandonar?] (2005, p. 1) “El proceso presupuestal es el elemento principal del control gerencial en la mayor parte de las organizaciones, así tengan fines lucrativos o no».
Por lo tanto, antes de pensar en ejecución y salir planeando a la loca, piensa en lo siguiente:
¿Cómo está la salud del proceso presupuestal de mi operación?
Si la respuesta no es animadora, no te preocupes, va a mejorar si sigues leyendo atentamente. Así que continuemos.
El flujo de caja
Según el profesor Howell, en su artigo “Dale la vuelta al proceso presupuestal», publicado en la Harvard Business Review de julio de 2004, el proceso presupuestal está bajo la influencia de la prioridad que los informes financieros le dan al lucro.
Y para evitar este problema, él sugiere que se establezca una nueva concepción de planificación y de presupuesto en la que se ponga el énfasis en el flujo de caja y no en el resultado comercial. Este académico entiende que para que un analista pueda identificar el potencial de crecimiento de una empresa, debe considerar su valor intrínseco, que es el valor presente neto de los flujos de caja futuros que se van a generar. Es por esta razón se debe analizar el flujo de caja y no el lucro contabilizado.
En otras palabras, no hay que vender la piel del oso antes de cazarlo.
Para orientar bien una campaña de trade marketing, esta debe contar con el apoyo financiero del flujo. La recomendación es separar una parte de la rentabilidad del flujo y ponerlo en una reserva, usándola en una posible adversidad o para necesidades que sean descubiertas durante la planificación del sistema presupuestal de la operación.
El sistema presupuestal se plantea anticipar la visualización de los posibles resultados operacionales, considerando los aspectos relevantes de productividad, calidad y competitividad que son impuestos por el ambiente operacional. José Eduardo Zdanowicz – consultor y profesor.
Para finalizar vamos a hablar sobre los tipos de presupuestos y sus aplicabilidades.
Modelos de presupuestos financeiros
A continuación listamos los siete tipos de presupuestos que pueden ser utilizados según las demandas de tu operación de trade marketing.
1- Presupuesto Estático
Está enfocado en los resultados de un plan único, una única actividad. Una vez que se termina de elaborarlo, no cambia, queda estático, parado, permanece inalterado desde su inicio. Este tipo de presupuesto no se ajusta a los cambios.
Aplicabilidad: Funciones administrativas y de back office.
2- Presupuesto Flexible
Sirve para ayudar a la operación de trade marketing a que calcule su rutina y así prever sus costos para varios niveles de actividades. El presupuesto flexible se convierte en un presupuesto eficaz cuando la empresa puede calcular lo que produce cada empleado o cada máquina. De esta manera los gestores estarán preparados para lo inesperado.
Aplicabilidad: Evaluar y controlar los costos de gastos operacionales y de producto.
3- Presupuesto continuo (Rolling Budget)
Su objetivo es analizar el periodo en el que se realizó el presupuesto para ver qué dio resultado, y así poder proyectar un nuevo presupuesto con el fin de diferenciarlo de lo que no dio resultado. De este modo, se analizan los ingresos y los gastos detalladamente para establecer una base para futuras comparaciones. El presupuesto continuo cubre aproximadamente 12 meses y es posible revisarlo mes a mes, o a cada tres o seis meses, lo que resulta en un presupuesto más claro y detallado.
Aplicabilidad: Empresas que trabajan con productos con ciclo de vida reducido y procesos que requieren cambios rápidos: agencias de trade marketing y consultorías especializadas en inteligencia operacional.
4- Más allá del presupuesto (Beyond Budgeting)
Crear un ambiente de trabajo favorable, con autogestión y una cultura organizacional con responsabilidad, proporcionando una cadena de motivación, productividad y una mejor atención. Todo esto requiere liderazgo y visión. El presupuesto es proyectado a mediano y a largo plazo, para aproximadamente 18 meses.
Aplicabilidad: Empresas disruptivas e innovadoras en su esencia.
5- Presupuesto Ajustado
El objetivo aquí es que la organización tenga una salida, una alternativa según lo que se planee en cuando a cantidad de fabricación, ventas u otras variables. El presupuesto se modifica a partir del presupuesto inicial.
Aplicabilidad: Industrias, distribuidoras y empresas de servicios.
6- Presupuesto en Base Cero (PBC)
Su objetivo es examinar el costo beneficio o el análisis de la evolución de todos los procesos, proyectos y actividades, iniciando desde ceros, desde el punto de partida. La elaboración del PBC lleva más tiempo, pero conduce a un resultado acertado. Estas son las preguntas que debemos analizar al elaborar el PBC: ¿Qué gastar? ¿Cuánto gastar? ¿Cómo gastar? ¿Dónde gastar? ¿Por qué gastar?
Aplicabilidad: Actividades orientadas al riesgo y empresas con cultura dinámica.
7- Control matricial
Sirve para controlar los costos. Como su nombre lo dice, los presupuestos son analizados mediante filas y columnas para que la organización esté más preparada para la competitividad del mercado.
Aplicabilidad: Control de todos los gastos de cualquier empresa, de cualquier ramo. Es el modelo “abecé”.
Es importante resaltar que la planificación presupuestal no será de grande valía para el negocio si se restringe a un pequeño grupo de personas. Necesita expandirse y formar parte de la rutina de todos, desde los promotores a los directores, independientemente de los niveles de gestión.
¡La palabra clave para el éxito es la cultura! El presupuesto honesto y bien acompañado de la metas debe formar parte integral del trabajo de las personas que componen el día a día de las operaciones de trade marketing de la empresa.
Déjanos aquí tu comentario y cuéntanos cuáles modelos presupuestales has utilizado o tienes pensado utilizar.
