Sabe quando a sua operação tem tudo para dar certo, ou você acha que tem, e os desastres começam a acontecer? Falta verba para determinado ponto de venda, o orçamento não fecha e você, sem reação, observa o capital investido indo pelo ralo.
Você pode se questionar “Mas tudo parecia lindo no planejamento”. É aí que o bom gerenciamento financeiro no trade marketing faz a diferença.
Neste momento, você não deve pensar na ponta da operação, pelo contrário, deve focar esforços no alicerce do seu planejamento para garantir uma base sólida a fim de sustentar toda a operação.
Como conquistar o controle orçamentário? Quais modelos orçamentários podem auxiliar o meu negócio? Qual modelo é ideal para a minha operação de trade?
São muitas as perguntas, por isso planejamos este post para fornecer uma resposta para você que busca otimizar o controle orçamentário e o melhor retorno de investimento em trade marketing.
Nas próximas linhas você irá aprender sobre:
- Controle orçamentário
- Método de Pacioli
- A importância do fluxo de caixa
- 7 tipos de orçamentos financeiros para o seu trade
CONTROLE ORÇAMENTÁRIO
O termo controle, união dos verbetes latinos ‘contra‘ e ‘rótulus‘, teve origem com os monges copistas durante o ato cotidiano de revisão das escrituras. Os textos eram escritos em rolos, de onde veio o termo rótulo, e em seguida corrigidos e reescritos em outros rolos caso necessário.
Um fato curioso sobre os copistas medievais é que, na época, o rolo do pergaminho tinha o seu preço elevado e por este motivo era de costume escrever com tipografia compactada, ou seja, as letras ficavam praticamente coladas, e a abreviação de palavras era comum. Por exemplo: Jerusalém era costumeiramente escrita apenas como Jm.
Curioso como a própria origem do termo controle já nos fornece um bom exemplo de controle orçamentário, não? A lógica era transcrever o máximo de conhecimento com o melhor aproveitamento possível do rolo.
Mas não eram somente as escrituras sagradas que passavam nas mãos dos copistas, todos o tipos de conteúdo circulavam nas mãos de hábeis monges, principalmente os cálculos matemáticos.
Costuma-se dizer na historiografia que os monges foram para o passado o que os contadores representam para o presente. Um célebre monge que ganhou fama por suas habilidades na controladoria financeira foi Luca Pacioli, professor da corte de Ludovico, o Mouro, e mestre de Leonardo Da Vinci.
MÉTODO VENEZIANO
Em contabilidade utilizamos até hoje o método de Pacioli, mais conhecido como o Método das Partidas Dobradas, ou Método Veneziano, descrito pela primeira vez pelo monge no livro “Summa de Arithmetica, Geometria, Proportioni et Proportionalità” em 1494.
É o sistema-padrão usado em empresas e outras organizações para registrar transações financeiras. Sua premissa é de que a condição financeira e os resultados das operações de uma empresa ou organização são melhores representadas por diversas variáveis, chamadas contas, em que cada uma reflete um aspecto em particular do negócio como um valor monetário. Cada transação financeira é registrada na forma de entradas em pelo menos duas contas, nas quais o total de débitos deve ser igual ao total de créditos.
Se a maioria das empresas estivessem atentas ao que Pacioli anunciou para o mundo, principalmente quando falamos em trade marketing, grande parte das operações seriam revistas ou aprimoradas de acordo com seu processo orçamentário.
Uma regra de ouro deve ser estabelecida para não haver problemas em nenhuma ocasião:
Não tenha mais despesas que receitas.
Segundo Lopes e Blaschek no livro “Orçamento empresarial: manter, aperfeiçoar ou abandonar?” (2005, p. 1) “O processo orçamentário é o elemento principal do controle gerencial na maior parte das organizações, possuam elas fins lucrativos ou não”.
Então, antes de pensar em execução e sair atirando para todos os lados, pare e pense:
Como está a saúde do processo orçamentário de minha operação?
Caso a resposta não seja muito animadora, não se preocupe, ela irá melhorar se você continuar a leitura com atenção, prossigamos.
O FLUXO DE CAIXA
De acordo com o professor Howell, no artigo “Vire de cabeça para baixo o processo orçamentário”, publicado na Harvard Business Review de julho de 2004, o processo orçamentário é influenciado pela prioridade que os relatórios financeiros dão aos lucros.
E para evitar esse problema, ele sugere que se estabeleça uma nova concepção de planejamento e orçamento, em que a ênfase esteja no fluxo de caixa e, não, no resultado contábil. Ele entende que para um analista identificar o potencial de crescimento de uma empresa, deve considerar o seu valor intrínseco, que é o valor presente líquido dos fluxos de caixa futuros que ela vai gerar. Por isso, deve-se analisar o fluxo de caixa, e, não, o lucro contabilizado.
Em outras palavras: não conte com os ovos na cloaca da galinha.
Para uma campanha de trade ser bem orientada financeiramente ela deve contar com o apoio financeiro do fluxo. É recomendado que seja separada uma parcela do rendimento do fluxo para uma reserva, usada em eventuais adversidades ou necessidades descobertas durante o planejamento do sistema orçamentário da operação.
O sistema orçamentário visa antecipar a visualização dos possíveis resultados operacionais, considerando os aspectos relevantes de produtividade, qualidade e competitividade que o ambiente operacional impõe.José Eduardo Zdanowicz – consultor e professor.
E finalmente vamos abordar os tipos de orçamentos e suas aplicabilidades.
MODELOS DE ORÇAMENTOS FINANCEIROS PARA O SEU TRADE MARKETING
Confira os sete tipos de orçamentos que podem ser utilizados de acordo com as demandas da sua operação de trade:
1- Orçamento Estático
É focada nos resultados de um único plano, uma única atividade, uma vez que ele é elaborado ele não muda, fica estático, parado, permanece sem alterações desde seu princípio. Esse tipo de orçamento não se ajusta a mudanças.
Aplicabilidade: Funções administrativas e de backoffice.
2- Orçamento Flexível
Serve para auxiliar a operação de trade a calcular sua rotina e assim prever seus custos para vários níveis de atividades. O orçamento flexível somente torna-se eficaz quando a empresa consegue calcular o que cada empregado produz o que cada máquina ou computador produz, assim os gestores conseguem se preparar para o inesperado.
Aplicabilidade: Avaliar e controlar os custos de despesas operacionais e de produto.
3- Rolling Budget
Tem o intuito de analisar naquele período que foi elaborado o orçamento, o que deu certo e o que deu errado e assim projetar um novo orçamento a fim de diferenciar o que deu errado, contudo analisar detalhadamente as receitas e as despesas para ter base para a elaboração do período futuro. O orçamento contínuo cobre em torno de 12 meses, sendo que se pode revisá-lo mensalmente, trimestralmente e semestralmente, resultando em um orçamento mais claro e detalhado.
Aplicabilidade: Empresas que trabalham com produtos com ciclo de vida reduzido eprocessos que necessitam de rapidez nas mudanças, agências de trade marketing e consultorias especializadas em inteligência operacional.
4- Beyond Budgeting
Criar um ambiente de trabalho favorável, com autogerenciamento e uma cultura organizacional vinculado com responsabilidade, fornecendo assim uma cadeia de motivação, produtividade e melhor atendimento, isso requer liderança e visão. O orçamento é projetado a médio e longo prazo, em torno de 18 meses.
Aplicabilidade: Empresas disruptivas e inovadoras em sua essência.
5- Orçamento Ajustado
Seu objetivo é a organização obter uma saída, uma alternativa conforme o planejamento da quantidade da fabricação e vendas ou de outras variáveis. O orçamento fica modificado a partir do orçamento inicial.
Aplicabilidade: Indústrias, distribuidoras e empresas de serviço.
6- Orçamento Base Zero (OBZ)
Seu objetivo é examinar o custo-benefício ou análise de evolução de todos os processos, projetos e atividades, iniciando da estaca zero. O OBZ leva mais tempo para sua elaboração e contrapartida conduz a um resultado acertado. Temos os tipos de perguntas que ao elaborar o OBZ devemos analisar: O que gastar? Quanto gastar? Como gastar? Onde gastar? Por que gastar
Aplicabilidade: Atividades orientadas ao risco e empresas com cultura dinâmica.
7- Controle matricial
Serve para controlar os custos da organização, de tal forma como é chamada, matricial, que são analisados o orçamento através de linhas e colunas, para assim estar mais preparada para a competitividade do mercado.
Aplicabilidade: Controle de todas as despesas de qualquer empresa, de qualquer ramo. É o modelo “feijão com arroz”.
É importante frisar que o planejamento orçamentário não terá grande valia para o negócio se ficar restrito a um pequeno grupo de pessoas. Ele precisa se expandir e fazer parte da rotina dos promotores aos diretores, independente dos níveis de gestão.
O termo chave para o sucesso é cultura! O orçamento honesto e bem acompanhado das metas devem estar presente no trabalho das pessoas que compõem o dia a dia das operações de trade marketing da empresa.
Deixe seu comentário e conte para a gente quais modelos orçamentários utiliza ou pretende utilizar. Aproveite também para conferir este material que explica como a Diprosul cresceu acima do esperado com um melhor gerenciamento financeiro e controle da operação de trade marketing.
TRADECAST #4
com Olegário Araújo
O significado da informação para o trade
