¿Cómo Calcular el Tiempo Ideal del Promotor en las Tiendas?

           

¿Cómo calcular el tiempo ideal del promotor en las tiendas? ¿Sabes si tus promotores invierten el tiempo suficiente para ejecutar las acciones de trade marketing en cada PDV? Y tú, siendo el gestor, ¿puedes calcular si el equipo de campo no está pasando horas excesivas o insuficientes en los puntos de venta?

Calcular el tiempo ideal del promotor de venta en cada uno de los PDVs atendidos quizás sea uno de los objetivos más desafiantes en cualquier operación de trade marketing.

En general se sabe que, en el retail como un todo, para establecer ese intervalo se utiliza uno de los tres siguientes casos como base:

Contrato: cuando se trata de un acuerdo contractual entre la industria y el retail que define el tiempo del promotor en el punto de venta con anterioridad.

Tienda: cuando el período de permanencia de los promotores en el punto de venta se basa en la facturación, en el cálculo de la inversión para las visitas, en la rotación del producto y en otras cifras relacionadas a las ventas.

Tareas: cuando las actividades desempeñadas en campo, tales como el número y la extensión de los formularios, el mix de productos y la comparación de precios, sirven de parámetro para organizar la programación que se va a seguir.

Naturalmente, el cálculo del tiempo en la tienda varía de una empresa a la otra, lo que implica una inmensidad de factores —algunos de ellos son cruciales para tomar una decisión que sea beneficiosa para todas las partes participantes: industria, retail y promotor.

TIPS PARA DEFINIR EL TIEMPO IDEAL DEL PROMOTOR EN LAS TIENDAS

A continuación trés tips para definir el tiempo ideal del promotor en las tiendas:

#1 Revisa tus procesos siempre que sea necesario

La decisión tomada por un acuerdo contractual tal vez sea la menos apropiada para la mayoría de las industrias, ya que el número de variables que fijan el tiempo del promotor en la tienda es bastante alto.

Determinarlo por contrato puede ser complicado a largo plazo, ya que a cada día surgen nuevas realidades. Considera que se va a cambiar el gerente de una tienda, por ejemplo. Cuando eso sucede, ¿no crees que tu promotor tiene que dedicarle más tiempo a ese punto de venta para estrechar la relación con el nuevo profesional? ¿Qué ocurre si el tiempo establecido contractualmente no es suficiente para ejecutar todas las tareas programadas para un día determinado? La operación se convierte en una bola de nieve, ya sea por retrasos, fallas o falta de un contacto más adecuado para las negociaciones y las demás acciones relacionadas.

Dificultad para acceder al stock, quiebre o falta de algún equipo de reposición y acciones promocionales de última hora son ejemplos de eventos puntuales que también pueden alterar ese tiempo de su equipo externo en el PDV.

Ya que son varios los factores que influyen en la misma decisión, el cálculo del tiempo ideal del promotor en la tienda es un desafío de grandes proporciones para la industria. Es un sistema no definitivo, cíclico y que exige constantes reestructuraciones y adaptaciones.

#2 Considera las características específicas de cada visita

Entiende que el período en cada punto de venta depende de las actividades programadas para ese día o semana específicos.

Supón que en tu operación de trade marketing, se le reporta diariamente al back office el informe de precios, pero el espacio en las góndolas es verificado una vez por semana y hay un punto de exhibición adicional disponible una vez al mes.

En esta situación hipotética, existe una enorme variación de rutina en el mismo PDV —en el que en algunos días tu promotor permanece por 15 minutos y, en otros, necesita gastar tres horas.

Mantén una agenda organizada. Qué funciona mejor para tu equipo: ¿concentrar todas las visitas más largas en el mismo día o alternar las permanencias más prolongadas con las más cortas?

El supervisor de campo debe tener feeling y aproximarse tanto a su equipo de promotores como al back office. ¿Cuál es la autonomía de cada promotor? ¿Cuánto tiempo le lleva a cada uno de tus promotores para comprobar la participación en anaquel, llenar formularios, ir de un PDV a otro, reportarle la información al back office y organizar el mix de productos en la tienda?

#3 Toma decisiones basándote en datos concretos

Una de las medidas más eficientes para tomar decisiones y planear los próximos pasos con más precisión es tener acceso a datos actualizados, de preferencia en tiempo real.

Dado que los promotores son los ojos de la industria en el campo, ellos son los responsables de proporcionarle al back office una visión general de lo que está sucediendo en cada PDV en un momento dado.

Tener números actualizados nos ayuda a deliberar de forma más asertiva. Es por eso que el análisis de datos puede fundamentar la decisión sobre el cálculo del tiempo de permanencia en la tienda, además de ofrecer muchos otros insights relacionados con la operación.

El uso de una herramienta de trade marketing para prestar auxilio y reforzar la comunicación entre los frentes facilita la comprensión del historial de visitas del promotor, y por lo tanto contribuye a la definición ideal del tiempo en el PDV.

El tiempo en las tiendas depende en gran medida de la operación, del tipo de producto, de la cantidad de SKUs, del tamaño del punto de venta, del número de tareas que se realizan, de cuánto le cuesta el promotor a la industria en las visitas a cada PDV, entre otros factores.

EL TIEMPO IDEAL DEL PROMOTOR EN LAS TIENDAS

Cuando todo está en sintonía, y el equipo de campo y el mapeo de los puntos de venta se realiza en tiempo hábil, la marca no solamente percibe ganancias de presencia en tienda, sino que también ve mejoras de los resultados como un todo debido a una base de atención más asertiva.

Para ser considerado perfecto, el tiempo dedicado por el promotor en las operaciones de trade marketing depende de factores importantes como el perfil del PDV (si es retail nacional o regional, o tienda de vecindad, por ejemplo), y del mercado de actuación de este profesional (si se desempeña en el segmento de bebidas, lácteos, higiene, limpieza, entre otros).

A pesar de que la variación y el concepto de tiempo ideal cambie de acuerdo con la industria, de forma general, una permanencia inferior a una hora en tienda no es suficiente para atender todos los pasos y realizar una entrega efectiva.

Ya que cada caso es particular, sabemos que no es posible hacer una generalización. No estamos diciendo que exista una receta o fórmula que satisfaga a todas las empresas o que funcione en todas las ocasiones.

Pero de algo estamos muy seguros: entre más cercana sea la comunicación de los promotores con el resto del equipo de marketing, más fácil será entender la logística de la operación y calcular el tiempo ideal en el punto de venta.

¿Cuál es la práctica en tu empresa? ¡Comenta aquí y continuemos discutiendo sobre este tema!

 

¡Descubre nuestros ebooks y webinars aquí!

 

[thrive_leads id=’13409′]